Πολιτική Επεξεργασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα του Ανοικτού Πανεπιστημίου Κύπρου

(Η Πολιτική Απορρήτου του ΑΠΚΥ ενημερώθηκε στις 17/07/2023)

1       Εισαγωγή

Το Ανοικτό Πανεπιστήμιο Κύπρου (εφεξής ‘ΑΠΚΥ’) δεσμεύεται με βάση τον Γενικό Κανονισμό Προστασία Δεδομένων (εφεξής ‘ΓΚΠΔ’) προσωπικού χαρακτήρα της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Κανονισμός 2016/679) και τον Περί της Προστασίας των Φυσικών Προσώπων Έναντι της Επεξεργασίας των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και της Ελεύθερης Κυκλοφορίας των Δεδομένων αυτών Νόμο του 2018 (N.125(Ι)/2018) να διασφαλίσει και να διαφυλάξει το δικαίωμά σας στην προστασία έναντι της αθέμιτης επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, προστατεύοντας τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, τα οποία διατηρεί και τα οποία σας αφορούν.

Προσωπικό δεδομένο θεωρείται κάθε πληροφορία που αφορά φυσικό πρόσωπο, του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί άμεσα ή έμμεσα, ιδίως μέσω αναφοράς σε αναγνωριστικό στοιχείο, όπως ονοματεπώνυμο, αριθμό ταυτότητας, ή έναν ή περισσότερους παράγοντες που προσιδιάζουν στη σωματική, φυσιολογική, γενετική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του εν λόγω φυσικού προσώπου. Ο όρος προσωπικά δεδομένα επίσης περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, κάποια ευαίσθητα δεδομένα (ή δεδομένα ειδικών κατηγοριών) όπως για παράδειγμα, δεδομένα που αφορούν την υγεία ενός φυσικού προσώπου, τυχόν ποινικές καταδίκες του και δεδομένα που αποκαλύπτουν τη φυλή ή την εθνικότητά του.

Παράλληλα, η Διοίκηση του ΑΠΚΥ αντιλαμβάνεται ότι η διατήρηση της ασφάλειας και εμπιστευτικότητας των προσωπικών δεδομένων σας είναι μεγάλη ευθύνη, την οποία και λαμβάνουμε πολύ σοβαρά υπόψη. Για τον λόγο αυτό, έχουμε καταρτίσει, μεταξύ άλλων, και την παρούσα Πολιτική, η οποία έχει ως σκοπό την ενημέρωσή σας σχετικά με τα δεδομένα που συλλέγουμε, τον λόγο συλλογής τους και τη χρήση τους.

2       Ο ρόλος μας σύμφωνα με τον Κανονισμό

Βάσει των προνοιών του Κανονισμού, το ΑΠΚΥ είναι Υπεύθυνος Επεξεργασίας για όλα τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγει και επεξεργάζεται για δικές του επεξεργασίες. Ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας συλλέγει, διατηρεί και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα των φοιτητών (υποψήφιων και υφιστάμενων), των εργαζόμενων, επισκεπτών και συνεργατών του. Σε περιπτώσεις όπου το ΑΠΚΥ ενεργεί ως ο Εκτελών την επεξεργασία, τότε επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα σύμφωνα με τα μέσα και τους σκοπούς που ορίζονται από τον εκάστοτε Υπεύθυνο Επεξεργασίας.

3     Πώς συλλέγουμε προσωπικά δεδομένα

Τα προσωπικά δεδομένα συλλέγονται κυρίως απευθείας από εσάς, όταν αλληλεπιδράτε μαζί μας, είτε για να συμπληρώσετε μια αίτηση είτε για άλλα αιτήματα. Λάβετε υπόψη ότι κατά τη διάρκεια της απασχόλησης ή των σπουδών σας στο ΑΠΚΥ, ενδέχεται να συλλέξουμε πρόσθετα προσωπικά δεδομένα από δραστηριότητες που σχετίζονται με τη συμμετοχή σας με τους ακόλουθους τρόπους:

1. Μέσω της χρήσης του ιστότοπου ή της Πύλης ή της Πλατφόρμας e-Learning του ΑΠΚΥ και μέσω άλλων διαδικτυακών διαδικασιών ή άλλων τρόπων επικοινωνίας με το Πανεπιστήμιο∙
2. Με αλληλογραφία ή/και με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο∙
3. Με τη συμπλήρωση οποιασδήποτε έρευνας, που μπορεί να αφορά τη βελτίωση των υπηρεσιών, στις οποίες μπορεί να συμμετέχει ένας φοιτητής ή ένας απόφοιτος∙
4. Μέσω συμμετοχής σε κάθε είδους εκδήλωσης που διοργανώνει το ΑΠΚΥ.

4    Σκοποί για τους οποίους συλλέγουμε τα προσωπικά σας δεδομένα

Γενικά, ενδέχεται να συλλέξουμε και να επεξεργαστούμε προσωπικά δεδομένα για τους πιο κάτω συγκεκριμένους σκοπούς, αλλά και λόγω διαφορετικών νομικών βάσεων στις οποίες βασιζόμαστε για τη συλλογή, χρήση, επεξεργασία και διαβίβαση των προσωπικών σας δεδομένων. Αναλυτικά:

• Έννομη Συμμόρφωση: Για επιβολή των όρων και προϋποθέσεων και συμμόρφωση με τις νομικές μας υποχρεώσεις, όπως αυτές απορρέουν από τους ισχύοντες νόμους.
• Συγκατάθεση: Βασιζόμαστε στη συγκατάθεσή σας για χρήση των προσωπικών σας δεδομένων στις περιπτώσεις όπου η επεξεργασία δε σχετίζεται με τις προσφερόμενες υπηρεσίες.
• Εκτέλεση Σύμβασης: Η χρήση των προσωπικών σας δεδομένων για σκοπούς παροχής των υπηρεσιών, λειτουργικότητας και ασφάλειας, όπως περιγράφεται παραπάνω, είναι απαραίτητη για την εκτέλεση των παρεχόμενων υπηρεσιών και σύμφωνα με τους όρους και τις προϋποθέσεις μας και οποιαδήποτε άλλη σύμβαση έχετε με το Πανεπιστήμιο.
• Συμμόρφωση με νομικές απαιτήσεις: Επιτρέπεται να χρησιμοποιούμε τα προσωπικά σας δεδομένα στον βαθμό που αυτό απαιτείται για συμμόρφωση με τις νομικές μας υποχρεώσεις.
• Προστασία του έννομου συμφέροντός μας: Η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων είναι απαραίτητη για τους σκοπούς των νόμιμων συμφερόντων που επιδιώκουμε εμείς ή τρίτοι, εκτός εάν τα συμφέροντα αυτά παρακάμπτονται από τα θεμελιώδη δικαιώματα και ελευθερίες που απαιτούν προστασία των προσωπικών δεδομένων, ιδίως όταν τα δεδομένα αφορούν παιδί.

5       Τι είδη προσωπικών δεδομένων συλλέγουμε

Συλλέγουμε και χρησιμοποιούμε διάφορους τύπους δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων δεδομένων που οδηγούν στην αναγνώριση φυσικών προσώπων (αλλιώς «υποκείμενα δεδομένων που μπορούν να αναγνωριστούν άμεσα/έμμεσα»). Τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε ενδέχεται να αναφέρονται σε:

(α) Επισκέπτες:

• Στοιχεία επικοινωνίας (αριθμός τηλεφώνου, ηλεκτρονική διεύθυνση κτλ.).
• Εικόνες από το κλειστό κύκλωμα παρακολούθησης που λειτουργεί στις εγκαταστάσεις μας.

(β) Προσωπικό ή/και συνεργάτες:

• Βασικές πληροφορίες όπως ονοματεπώνυμο, διεύθυνση, ημερομηνία γέννησης.
• Στοιχεία επικοινωνίας (αριθμός τηλεφώνου, ηλεκτρονική διεύθυνση κτλ.).
• Βιογραφικά σημειώματα και συνοδευτικές επιστολές.
• Αριθμός Δελτίου Ταυτότητας, Αριθμός Κοινωνικών Ασφαλίσεων, αριθμός τραπεζικού λογαριασμού και άλλες οικονομικές πληροφορίες.
• Εικόνες από το κλειστό κύκλωμα παρακολούθησης που λειτουργεί στις εγκαταστάσεις μας.

(γ) Φοιτητές/τριες (υποψήφιοι/ες και υφιστάμενοι/ες):

• Βασικές πληροφορίες, όπως ονοματεπώνυμο, διεύθυνση, ημερομηνία γέννησης.
• Στοιχεία επικοινωνίας (αριθμός τηλεφώνου, ηλεκτρονική διεύθυνση κτλ.).
• Ακαδημαϊκές πληροφορίες.
• Οποιεσδήποτε άλλες πληροφορίες αφορούν την φοίτηση σας.

6       Επεξεργασία Ευαίσθητων Προσωπικών Δεδομένων

Το ΑΠΚΥ συλλέγει και επεξεργάζεται ειδικές κατηγορίες προσωπικών δεδομένων βάσει των νομικών βάσεων εκτέλεσης της σύμβασης ή της ρητής συγκατάθεσης φοιτητών, εργαζομένων και αποφοίτων, ανάλογα με το εύρος της επεξεργασίας των συγκεκριμένων ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων. Σκοπός της επεξεργασίας αυτών των δεδομένων είναι: η διευκόλυνση των φοιτητών λόγω απαιτήσεων κοινωνικής ασφάλισης, η προστασία των ζωτικών συμφερόντων του φοιτητή ή άλλου μέλους του Πανεπιστημίου, με σκοπό την επιδίωξη ή την υποστήριξη νομικών αξιώσεων, για λόγους ουσιαστικού δημοσίου συμφέροντος ή για λόγους δημόσιας υγείας - όπως προστασία από διασυνοριακές απειλές για την υγεία - για ιατρικούς / υγειονομικούς σκοπούς, για σκοπούς κατάθεσης λόγω δημοσίου συμφέροντος ή όταν οι πληροφορίες αποκαλύπτονται ευρέως από τον φοιτητή ή τους αποφοίτους. Οποιαδήποτε επεξεργασία θα είναι ανάλογη του σκοπού και θα είναι σύμφωνη με τις υπηρεσίες που παρέχει το Πανεπιστήμιο. Όταν αυτά τα δεδομένα χρησιμοποιούνται για σκοπούς παρακολούθησης και αναφοράς, τα δεδομένα θα είναι ανώνυμα όπου είναι δυνατόν. Είναι επίσης δυνατή η επεξεργασία τέτοιων πληροφοριών κατά τη διάρκεια νόμιμων ακαδημαϊκών και πανεπιστημιακών δραστηριοτήτων, με τις κατάλληλες διασφαλίσεις.

7       Κοινοποίηση των προσωπικών σας δεδομένων

Στην περίπτωση όπου κρίνεται απαραίτητη η διαβίβαση των προσωπικών σας δεδομένων, θα γίνει με την εφαρμογή αυστηρών ελέγχων και μέτρων και συμφωνίες επεξεργασίας δεδομένων που περιγράφουν σε ποιο βαθμό και πώς μπορούν να χρησιμοποιηθούν. Ενδέχεται να απαιτηθεί να κοινοποιήσουμε δεδομένα σας σε τρίτους, συμπεριλαμβανομένων κρατικών αρχών, δικαστηρίων/διωκτικών αρχών ή άλλων δημόσιων υπηρεσιών:

• Σε κλήτευση ή παρόμοιο αίτημα διερεύνησης, δικαστική απόφαση ή άλλη δικαστική ή διοικητική εντολή ή αίτημα συνεργασίας από τις διωκτικές αρχές ή άλλη κρατική υπηρεσία, στη θέσπιση ή άσκηση των νόμιμων δικαιωμάτων μας, προς υπεράσπιση εναντίον νομικών αξιώσεων, προς συμμόρφωση με την ισχύουσα νομοθεσία ή για συνεργασία προς επιβολή του νόμου ή για την επιβολή των όρων και προϋποθέσεων, όπως αυτές παρουσιάζονται στην ιστοσελίδα μας ή σε άλλες συμφωνίες και πολιτικές που εφαρμόζει ο Οργανισμός ή όπως άλλως απαιτείται από τον νόμο (συμπεριλαμβανομένης της απάντησης σε οποιοδήποτε κρατικό ή κανονιστικό αίτημα). Σε τέτοιες περιπτώσεις ενδέχεται να εγείρουμε ή να αξιώσουμε ένσταση ή δικαίωμα, που έχουμε στη διάθεσή μας κατά την αποκλειστική μας κρίση.
• Στον βαθμό που είναι απαραίτητη η αποκάλυψη σε σχέση με προσπάθειες διερεύνησης, πρόληψης, αναφοράς ή ανάληψης άλλων ενεργειών σχετικά με παράνομη δραστηριότητα, ύποπτη απάτη ή άλλο αδίκημα, για προστασία και υπεράσπιση των δικαιωμάτων μας, της ιδιοκτησίας ή ασφάλειας του ΑΠΚΥ, των υπαλλήλων μας ή άλλων, τη διατήρηση και την προστασία της ασφάλειας και ακεραιότητας της υποδομής μας.

8       Περίοδος Διατήρησης Προσωπικών Δεδομένων

Η περίοδος για την οποία διατηρούμε τα προσωπικά σας δεδομένα που είναι απαραίτητα για σκοπούς συμμόρφωσης και επιβολής του νόμου ποικίλλει και εξαρτάται από τη φύση των νομικών μας υποχρεώσεων και αξιώσεων σε κάθε περίπτωση. Για περισσότερες πληροφορίες, όσον αφορά συγκεκριμένες περιόδους διατήρησης, μπορείτε να επικοινωνήσετε στο Αυτή η διεύθυνση Email προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε.

Τυχόν προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται βάσει της νόμιμης βάσης της συγκατάθεσης, όπως στοιχεία επικοινωνίας για σκοπούς επικοινωνίας, θα διαγραφούν όταν αποσύρετε τη συγκατάθεσή σας, ενώ μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή.

9       Ασφάλεια των προσωπικών σας δεδομένων

Λαμβάνουμε τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα (συμπεριλαμβανομένων των φυσικών, ηλεκτρονικών και διαδικαστικών) για την προστασία των προσωπικών σας δεδομένων από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, παράνομη χρήση, παρέμβαση, τροποποίηση ή αποκάλυψη σύμφωνα με τις απαιτήσεις του Κανονισμού.

10    Αυτοματοποιημένες αποφάσεις, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας προφίλ

Καμία από τις διαδικασίες μας δε βασίζεται σε αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων ή/και κατάρτιση προφίλ.

11    Ποια είναι τα δικαιώματά σας

Τηρουμένων των προνοιών του ΓΚΠΔ έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα όσον αφορά στα προσωπικά σας δεδομένα (λάβετε υπόψη ότι αυτά τα δικαιώματα δεν είναι απόλυτα και, σε ορισμένες περιπτώσεις, υπόκεινται σε όρους, όπως ορίζονται από τον Νόμο):

• Δικαίωμα πρόσβασης (right to access): Έχετε το δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα που διατηρούμε για εσάς και στα οποία ανά πάσα στιγμή μπορείτε να λάβετε αντίγραφο αυτών.
• Δικαίωμα διόρθωσης (right to rectification): Έχετε δικαίωμα πρόσβασης και διόρθωσης των προσωπικών σας δεδομένων. Μπορείτε σε κάθε στάδιο της μεταξύ μας σχέσης να ελέγξετε και να επικαιροποιήσετε τα προσωπικά σας δεδομένα, προβάλλοντας πάντα τα απαραίτητα δικαιολογητικά, ζητώντας τη διόρθωση ή τη συμπλήρωση ανακριβών πληροφοριών.
• Δικαίωμα διαγραφής (right to erasure): Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε τη διαγραφή προσωπικών δεδομένων, μόνο εάν ισχύει ένας από τους ακόλουθους λόγους:

(i) Τα προσωπικά σας δεδομένα δεν είναι πλέον απαραίτητα για τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν ή υποβλήθηκαν σε άλλη επεξεργασία.

(ii) Εάν επιθυμείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας, στην οποία βασίστηκε η επεξεργασία σύμφωνα με το άρθρο 6.1(α) ή το άρθρο 9.2(α) του ΓΚΠΔ και δεν υπάρχει άλλη νομική βάση για τη συγκεκριμένη επεξεργασία.

(iii) Εάν αντιτίθεστε στην επεξεργασία σύμφωνα με το άρθρο 21.1 του ΓΚΠΔ και δεν υπάρχουν επιτακτικοί νόμιμοι λόγοι για την επεξεργασία ή αντιτίθεστε στην επεξεργασία σύμφωνα με το άρθρο 21.2 του ΓΚΠΔ.

(iv) Εάν τα προσωπικά σας δεδομένα έχουν υποβληθεί σε παράνομη επεξεργασία.

(v) Εάν η διαγραφή των προσωπικών σας δεδομένων είναι αναγκαία για την εκπλήρωση νομικής υποχρέωσης βάσει του δικαίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή του Δικαίου της Κυπριακής Δημοκρατίας, στην οποία υπόκειται ο Οργανισμός μας.

(vi) Εάν τα προσωπικά σας δεδομένα έχουν συλλεχθεί σε σχέση με υπηρεσίες επικοινωνίας πληροφοριών, που προσφέρονται σύμφωνα με το άρθρο 8.1 του ΓΚΠΔ.

• Δικαίωμα εναντίωσης (right to object): Έχετε το δικαίωμα να αντιταχθείτε στην επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων ανά πάσα στιγμή και για λόγους που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη κατάσταση, εκτός εάν υπάρχουν επιτακτικοί νόμιμοι λόγοι για την επεξεργασία που υπερισχύουν των συμφερόντων, των δικαιωμάτων και των ελευθεριών σας.
• Δικαίωμα περιορισμού (right to restriction): Διατηρείτε το δικαίωμα να ζητήσετε τον περιορισμό της επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων, ακόμα και όταν αμφισβητείται η ακρίβεια των δεδομένων ή ακόμα και όταν τα δεδομένα δεν είναι πλέον χρήσιμα, αλλά ζητάτε τη διαφύλαξη τους λόγω νομικών αξιώσεων.
• Δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων (right to data portability): Διατηρείται το δικαίωμα της φορητότητας, της μεταφοράς δηλαδή των προσωπικών σας δεδομένων σε άλλο οργανισμό σε μορφή αναγνωρίσιμη και κοινώς χρησιμοποιούμενη.
• Δικαίωμα ανάκλησης της συγκατάθεσης: Διατηρείτε το δικαίωμα, ανά πάσα στιγμή, να ανακαλέσετε την συγκατάθεσή σας προς επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων, χωρίς ωστόσο να επηρεάζεται η νομιμότητα της επεξεργασίας, στην οποία βασιζόταν το Πανεπιστήμιο πριν την ανάκληση της συγκατάθεσής σας. Σημειώνεται, πως η ανάκληση της συγκατάθεσής σας, ενδεχομένως να οδηγήσει στον τερματισμό των σχετικών παρεχόμενων υπηρεσιών.

Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα που διατηρούμε για εσάς ή εάν θέλετε να ασκήσετε οποιοδήποτε από τα δικαιώματα, παρακαλώ στείλτε γραπτό αίτημα στο Γραφείου Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων του Πανεπιστημίου μέσω της ηλεκτρονικής διεύθυνσης Αυτή η διεύθυνση Email προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε. ή επικοινωνήστε τηλεφωνικά στο 22550088.

12       Αλλαγές στην Πολιτική  Επεξεργασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα

Ενδέχεται να τροποποιούμε ή να αναθεωρούμε, ανά διαστήματα, την Πολιτική μας σε σχέση με την Επεξεργασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα. Θα βρείτε την επικαιροποιημένη έκδοση στην ιστοσελίδα μας https://www.ouc.ac.cy/index.php/el/politiki-prostasias-pros-ded ως προς την ενημέρωσή σας για οποιεσδήποτε αλλαγές, καθώς είναι δεσμευτικές.

13       Στοιχεία Επικοινωνίας

Στην περίπτωση που έχετε οποιεσδήποτε απορίες σχετικά με την Πολιτική Επεξεργασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα ή τις μεθόδους που χρησιμοποιούμε για τη διαχείριση των προσωπικών σας δεδομένων, παρακαλώ επικοινωνήστε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του ΑΠΚΥ, κ. Θεράπων Θεράποντος στην ηλεκτρονική διεύθυνση Αυτή η διεύθυνση Email προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε. ή τηλεφωνικά στο 22550088.

14  Υποβολή Παραπόνου

Εάν κατά την υποβολή του παραπόνου σας νιώσετε ότι αδικηθήκατε από μέρους μας ή εάν έχετε αμφιβολίες για την έκβαση του αιτήματός σας, μπορείτε να το υποβάλετε και γραπτώς στην/ον Επίτροπο Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα στον ακόλουθο ηλεκτρονικό σύνδεσμο https://www.dataprotection.gov.cy/dataprotection/dataprotection.nsf/home_en/home_en?opendocument